COMUNIDAD Y AYUNTAMIENTO DE MADRID VUELVEN DE LA MANO PARA LA DIFUSIÓN DE PROYECTOS PUNTEROS
Lleno absoluto en el Auditorio ‘Lolita Franco’ del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, que acogió el pasado 13 de marzo la segunda edición de InnovArchivos, que se está consolidando como una excelente plataforma al servicio de la difusión y la formación de la comunidad archivística. Esta jornada técnica despertó gran interés entre los profesionales del sector abordando temas tan interesantes y de máxima actualidad como el gobierno del dato, los proyectos de gestión documental electrónica y archivo electrónico, la preservación, sostenibilidad y gestión de riesgos en los archivos o una interesante experiencia en la robotización del tratamiento o transferencia de documentos.
18 marzo 2025
Comunidad y Ayuntamiento de Madrid vuelven de la mano con el objetivo de subrayar el papel de los archivos como agentes de innovación en el ámbito de las administraciones públicas madrileñas. En este sentido, Bartolomé González, Director General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español y encargado de inaugurar esta jornada, señaló que “la innovación proporciona un entorno de mejora continua, de adaptación a los cambios y transformación de los procesos y servicios, generando un valor añadido para las administraciones y la sociedad”.
La presentación de la jornada técnica estuvo a cargo de Bartolomé González Jiménez, Director General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español (Comunidad de Madrid); Carmen Hervás Cortés, Subdirectora General de Bibliotecas y Archivos (Ayuntamiento de Madrid) y Beatriz Franco Espiño, Jefa de Área de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental (Comunidad de Madrid) y coorganizadora de estas jornadas.
Lluis – Esteve Casellas, Jefe de Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones del Ayuntamiento de Girona, primero de los ponentes, inició su intervención planteando diversos interrogantes como: ¿la gestión de documentos ha muerto?; ¿la gestión de documentos debe orientarse a datos?; ¿vamos hacia una gobernanza archivística de la información?
La mesa – diálogo sobre Proyectos de gestión documental-e y archivo-e, fue moderada por Mª Jesús Serrano de la Rosa, Jefa de Servicio del Archivo Municipal de Alcorcón, que estuvo acompañada por Mª Paz Sánchez Funenga, Jefa de Unidad Técnica de Normativa, Archivo Electrónico y Calidad de los Sistemas Archivísticos de la Comunidad de Madrid; Francisco Fernández Cuesta, Jefe de Servicio de Coordinación del Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Madrid; y Julio Cerdá Díaz, Jefe de Unidad de Gestión de Información y Transformación Digital del Ayuntamiento de Arganda del Rey. La moderadora planteó diferentes preguntas a los participantes como la situación actual en la que se encontraban, o los principales desafíos a los que se habían tenido que enfrentar. Cuestiones a las que respondieron explicando casos concretos de su experiencia profesional.
1. PONENCIA: ¿Gobierno del dato? Sujétame el cubata.
Lluís – Esteve Casellas i Serra, Jefe de Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones (Ayuntamiento de Girona).
2. PANEL DE EXPERIENCIAS: Proyectos de gestión documental-e y archivo-e.
Moderadora: Mª Jesús Serrano de la Rosa, Jefa de Servicio del Archivo Municipal (Ayuntamiento de Alcorcón).
Participantes: Francisco Fernández Cuesta, Jefe de Servicio de Coordinación del Sistema de Archivos (Ayuntamiento de Madrid); Mª Paz Sánchez Funenga, Jefa de Unidad Técnica de Normativa, Archivo Electrónico y Calidad de los Sistemas Archivísticos (Comunidad de Madrid); y Julio Cerdá Díaz, Jefe de Unidad de Gestión de Información y Transformación Digital (Ayuntamiento de Arganda del Rey).
3. PANEL DE EXPERIENCIAS: Preservación, sostenibilidad y gestión de riesgos en archivos.
Moderadora: Fátima Rodríguez Coya, Archivera del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST) (Principado de Asturias).
Participantes: Javier Fernández Fernández, Subdirector del Archivo General de Palacio (Patrimonio Nacional); Berta García del Real, Jefa de Departamento de Conservación (Archivo Histórico Nacional); Cristina Díaz Martínez, Jefa de Área de Relaciones Institucionales (Subdirección General de los Archivos Estatales); y Marta Monterroso López, Jefa de Servicio de Conservación (Archivo Regional de la Comunidad de Madrid).
4. PONENCIA: Metodología para la identificación y valoración de la información contenida en bases de datos.
Mª Montserrat Sola García, Jefa de Servicio de Acceso y Valoración de Documentos (Comunidad de Madrid) y Daniel Alejandro Jorge Trujillo, Técnico Superior de Archivos del Área de Planificación y Programación Archivística (Comunidad de Madrid).
5. PRESENTACIÓN: Presentación actos Quinto Centenario Archivo de Villa de Madrid.6. PONENCIA: Recuperación multimodal: nuevas estrategias de acceso al Archivo de RTVE.
Virginia Bazán Gil, Directora del Archivo (RTVE).
7. PONENCIA: De los trasteros digitales al Archivo Electrónico Único. Una experiencia en la robotización del tratamiento y transferencia de documentos almacenados en carpetas de red.
María José Díaz Díaz, Directora del Archivo Central de la Agencia Tributaria (Junta de Andalucía).
8. PONENCIA: El ángulo muerto del archivo electrónico. ¿Qué nos estamos perdiendo?
Fátima Rodríguez Coya, Archivera del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST) (Principado de Asturias).
9. PONENCIA: Laboratorio de participación ciudadana en archivos públicos.
Lorena Cabello Ibáñez, Técnico Superior de Archivos (Archivo General de Indias).
10. CLAUSURA: Javier Díez Llamazares. Subdirector General de Archivos y Gestión Documental (Comunidad de Madrid).
La mesa, Preservación, sostenibilidad y gestión de riesgos en archivo, moderada por Fátima Rodríguez, archivera del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST), puso de manifiesto la necesidad de introducir la sostenibilidad en la planificación estratégica de las instituciones y una reflexión sobre las políticas de conservación preventiva en los archivos. Participaron en esta mesa Berta García, Jefa de Departamento de Conservación del Archivo Histórico Nacional, Javier Fernández, Subdirector del Archivo General de Palacio y Marta Monterroso, Jefa de Servicio de Conservación del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. La intervención de Berta García versó sobre los archivos frente al reto de la sostenibilidad apoyado en tres pilares: social, medioambiental y económico. Por su parte, el subdirector de Palacio, expuso el plan de salvaguarda de las colecciones del Archivo General del Palacio Real de Madrid y relató la experiencia que fue para él desplazarse junto con otros profesionales del Ministerio de Cultura a los pueblos afectados por el temporal “Dana” para ayudar a los compañeros de los archivos valencianos gravemente dañados por el agua y el barro. Finalmente, Marta Monterroso, presentó el 'Plan de gestión de desastres y salvamento de documentos del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid'. Su intervención se basó en exponer las intervenciones de mejora de la sostenibilidad que se han llevado a cabo en el edificio de la antigua fábrica ´El Águila” y enfatizó en la importancia del trabajo colaborativo en equipos interdisciplinarios para compartir e intercambiar conocimientos y experiencias.
A continuación, la Jefa de Área de Relaciones Institucionales de la Subdirección General de los Archivos Estatales, Cristina Díaz Martínez, presentó el Proyecto europeo SAGA (Sustainable Archives and Greener Approaches) basado en los riesgos relacionados con el cambio climático para el patrimonio documental y sobre cómo hacer los archivos más sostenibles y ecológicos. Uno de los principales objetivos de este proyecto es fortalecer la resiliencia de los archivos frente a desastres y el cambio climático, así como desarrollar recomendaciones para proteger el patrimonio documental e impulsar practicas más sostenibles en la gestión archivística.
Montserrat Sola García, Jefa de Servicio de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, y Daniel Alejandro Jorge Trujillo, Técnico Superior de Archivos del Área de Planificación y Programación Archivística de la Comunidad de Madrid, explicaron el funcionamiento del grupo de trabajo, creado en 2019 dentro de la Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, para abordar las bases de datos. Como resultado, ya se ha finalizado una primera versión del documento 'Metodología para la identificación y valoración de información contenida en bases de datos', que se espera aprobar en el próximo Consejo de Archivos.
Seguidamente, se hizo un breve paréntesis en la jornada técnica para la presentación de los actos que se celebrarán el próximo mes de junio con motivo del Quinto Centenario del Archivo de Villa, que realizó su recién nombrado director, Mariano García Ruipérez.
La presentación de los actos conmemorativos del Quinto Centenario del Archivo de Villa corrió a cargo de su director, Mariano García Ruipérez, y de Francisco Fernández Cuesta, Jefe de Servicio de Coordinación del Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Madrid y coorganizador de estas jornadas técnicas.
El último tramo de la jornada técnica comenzó con la intervención de la Directora del Archivo de RTVE, Virginia Bazán, que realizó una presentación en la que detalló cómo se había integrado la inteligencia artificial en el Archivo de RTVE, orientada a la mejora de procesos y a una política de comunicación transparente con el equipo y los usuarios.
María José Díaz, Directora del Archivo Central de la Agencia Tributaria de Andalucía, habló del problema de los 'trasteros digitales' que conlleva el almacenamiento no controlado y su disgregación, así como de la falta de criterios uniformes en la estructura de carpetas, múltiples versiones u obsolescencia de diferentes formatos generados por diferentes aplicaciones. A juicio de la Directora, existe una urgente necesidad de tránsito hacia la administración electrónica y sólo se podrá frenar el crecimiento de estos trasteros mediante una normalización estratégicamente anticipada de la administración.
Además de moderar una de las mesas, Fátima Rodríguez Coya, archivera del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST), realizó la penúltima de las presentaciones en la que advirtió sobre aquellos aspectos menos visibles de la información que genera la sociedad digital de hoy en día en las administraciones y que deben tenerse en cuenta para preservar la memoria y la toma de decisiones en herramientas como el correo electrónico, la mensajería instantánea y en los nuevos espacios de trabajo colaborativos.
Finalmente, Lorena Cabello Ibáñez, Técnico Superior de Archivos del Archivo General de Indias, habló de los laboratorios de participación ciudadana en archivos públicos como espacios para la experimentación y co-creación en la que la ciudadanía y profesionales colaboren para dar soluciones innovadoras a problemáticas comunes. Asimismo, relató las experiencias en diferentes archivos estatales, como la llevada a cabo por el Archivo General de Indias en Sevilla, en el que se propuso un laboratorio enfocado al impacto que supone el turismo en la ciudad, ya que afecta directamente al funcionamiento del propio Archivo, o la desarrollada por el Archivo Histórico de la Nobleza (Toledo), donde se diseñó un laboratorio sobre gastronomía histórica explorando recetas antiguas conservadas entre los fondos de archivo.
Javier Díez Llamazares, Subdirector General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid, clausuró una jornada que calificó como “altamente productiva” invitando a todos los asistentes a la tercera edición de InnovArchivos.
