> El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid

El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid está regulado por el artículo 27 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid y por el Acuerdo de 20 de mayo de 2019, de la Mesa de la Asamblea, por el que se aprueba el Reglamento del Archivo de la Asamblea de Madrid. Se encuentra adscrito al Servicio de Archivo de la Dirección de Gestión Parlamentaria de la Secretaría General de la Cámara.

El Archivo de la Asamblea de Madrid es un servicio administrativo especializado de la Cámara, cuya función es la de asumir el tratamiento archivístico de los documentos y expedientes, en cualquier soporte, producidos o recibidos en la Asamblea de Madrid por los órganos dependientes de la Presidencia y su Gabinete, de la Secretaría General y sus departamentos adscritos.

El Archivo asume la gestión de los documentos producidos o reunidos por la Asamblea de Madrid en el ejercicio de sus funciones, de manera que garantiza, al menos:

1. La creación de documentos auténticos y fiables.
2. La disponibilidad de los documentos y el seguimiento de su uso.
3. La adecuada ubicación de los documentos de acuerdo con sus necesidades de uso.
4. La selección de los documentos que se han de conservar permanentemente en su archivo histórico.
5. La valoración, selección y eliminación de los documentos que, superados los plazos de vigencia y prescripción cautelar que se determinen por la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, se consideren carentes de cualquier tipo de valor como para aconsejar su conservación permanente como testimonios históricos.

Puede consultarse información actualizada sobre este Archivo en el catálogo del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Fondos documentales

Los documentos de titularidad pública o privada que puede custodiar son:

- Los documentos generados o recibidos en el marco del procedimiento de la gestión parlamentaria y de la administración de la Asamblea de Madrid.

- Los documentos que sin estar específicamente regulados sirven como elementos de información y conocimiento.

- Los documentos cartográficos, fotográficos, audiovisuales y multimedia.

- Los ficheros de datos automatizados, el software y hardware utilizados en el tratamiento de la información.

- Los contenidos de las sucesivas etapas de información y difusión de la actividad parlamentaria albergados en la página web de la Cámara.

- Los documentos electrónicos, tanto los que son digitalizados para su conservación y acceso, como aquellos generados, gestionados y transmitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos y que reúnan los requisitos exigidos por las leyes en vigor.

- Cualesquiera otros reunidos por diferentes procedimientos.

En total, cuenta con un volumen de 6.408,86 metros lineales de documentos custodiados.

Funciones

Como órgano coordinador del Subsistema de Archivos del Parlamento autonómico, le corresponden las sigientes funciones, de acuerdo con las instrucciones de la Dirección de Gestión Parlamentaria:

- Elaborar las normas técnicas y las instrucciones específicas que definan los criterios de organización y funcionamiento del Archivo: clasificación, descripción, calendario de conservación o eliminación y acceso.

- Establecer los criterios técnicos de tratamiento de los expedientes en los diferentes departamentos de la Cámara.

- Determinar los instrumentos de descripción de los fondos documentales y asignar descriptores a los documentos para facilitar su indización.

- Evaluar las series documentales y hacer las propuestas de conservación o eliminación en la Comisión de Archivo.

- Custodiar los fondos documentales con el fin de preservarlos y conservarlos como patrimonio documental de la Asamblea de Madrid.

- Colaborar en la definición y mantenimiento de los procesos del sistema de gestión documental de la Cámara en lo que se refiere a identificación de procedimientos, tipología de documentos y circuitos documentales.

- Facilitar la consulta y el acceso a los documentos y la información.

- Organizar y conservar los documentos audiovisuales y fotográficos y multimedia.

- Elaborar las memorias y resúmenes de actividad parlamentaria de la Asamblea de Madrid.

- Colaborar en la promoción de las actividades de investigación y difusión del patrimonio documental de la institución.

- Cualesquiera otras que por su función pudieran corresponderle.

Información práctica

Responsable: Santiago Sánchez Fernández (Jefe de Sección de Archivo)

Plaza de la Asamblea de Madrid, 1. 28018 – Madrid

(+34) 91 779 91 00 / (+34) 91 779 96 64

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