LA COMISIÓN DE ACCESO Y VALORACIÓN DE DOCUMENTOS ASUMIRÁ PARTE DE LAS COMPETENCIAS QUE HASTA AHORA EJERCÍA ESTE ÓRGANO
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid ha celebrado este miércoles, 2 de abril, su última reunión con el formato configurado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, todavía vigente de forma parcial. El Director General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español, Bartolomé González Jiménez, que ha presidido este órgano, ha agradecido a todos los miembros del Consejo el trabajo desarrollado, “que ha supuesto un antes y un después en la configuración de la política archivística de la Comunidad de Madrid”.
2 abril 2025
La Disposición Transitoria Tercera de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid estableció un plazo máximo e improrrogable de dos años contados a partir del día siguiente al de la publicación de la citada ley en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, lo que se producirá el próximo 13 de abril.
A partir de ese momento, habrá que esperar a la aprobación y publicación del Decreto del Consejo de Gobierno por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid para que el nuevo Consejo retome su funcionamiento con otra composición y funciones. Por su parte, la nueva Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid asumirá todo lo relativo a la valoración y eliminación de documentos.
Bartolomé González Jiménez, Director General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español, presidió la última reunión del Consejo y agradeció a sus miembros el trabajo desarrollado.
Como en otras ocasiones, el orden del día comenzó con la presentación de un informe sobre las actuaciones realizadas por las distintas Mesas de Trabajo, órganos ordinarios de apoyo técnico a través de los cuales cumple el Consejo de Archivo sus funciones. En este sentido, destaca el trabajo realizado en los grupos creados en el seno de la Mesa de Archivo y Documento electrónico, en los que se está trabajando en la elaboración de una política de gestión de documentos electrónicos y en el desarrollo de un esquema de metadatos para la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid.
A continuación, se sometió a la aprobación del Consejo el documento ‘Metodología para la identificación y valoración de información contenida en bases de datos’, elaborado dentro de la Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico. El objeto de este documento es establecer una metodología que sirva para la identificación y valoración de la información contenida en bases de datos, con el fin de ser un instrumento práctico que ayude a las organizaciones públicas a poder determinar qué datos deben custodiar, organizados de qué manera y durante cuánto tiempo para poder determinar, así, las estrategias de preservación digital pertinentes en cada caso.
Otros de los puntos tratados fueron la aprobación del informe de valoración y tasación de dos colecciones de documentos (Colección tarjetas postales ‘Carmen Valdés’ y nueve números de la Revista ‘La Esfera’) objeto de donación en favor de la Comunidad de Madrid. Y, dentro de este bloque relativo al patrimonio documental, también se sometió a informe el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes de los archivos de seis Entidades locales madrileñas (Aldea del Fresno, Camarma de Esteruelas, Carabaña, Estremera, Fuentidueña de Tajo y Navacerrada). Los fondos documentales históricos de estos seis municipios se depositaron entre los años 1993 y 2000 en las dependencias del Archivo Regional pero los convenios de depósito quedaron sin efecto al transcurrir los plazos previstos en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, lo que ha hecho necesario la firma de nuevos convenios.
Diferentes momentos previos a la celebración de esta última convocatoria antes de la aprobación del nuevo Reglamento.
A continuación, se pasó a presentar y aprobar ocho tablas de valoración de series documentales, una de ellas específica del Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos (Expedientes de visado de trabajos profesionales del Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos), cuatro relativas a la Administración de la Comunidad de Madrid (Expedientes de asistencia jurídica gratuita, Expedientes de becas de excelencia académica, Expedientes de arbitraje en materia de consumo y Expedientes de Reclamaciones económico – administrativas ante la Junta Superior de Hacienda), y tres de Entidades locales madrileñas (Licencias de instalación de grúa torre o grúa auto desplegable, Historias clínicas del Servicio Municipal de Planificación Familiar y Expedientes de reclamación en materia de consumo). Además, se sometió a modificación parcial la tabla de valoración relativa a la serie Expedientes de nóminas de empleados públicos.
A continuación, se presentó el balance del estado de ejecución de las eliminaciones aprobadas en anteriores reuniones, así como la dación de cuentas de las dos propuestas de eliminación de expedientes de recursos administrativos, procedentes de la Consejería de Educación, Ciencia y Universidades, que fueron aprobadas en el seno de la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo en su reunión del pasado día 24 de marzo.
