EL OBJETIVO ES AYUDAR A LAS ORGANIZACIONES PÚBLICAS A PODER DETERMINAR QUÉ DATOS DEBEN CUSTODIAR
La Comunidad presenta el documento técnico Metodología para la identificación y valoración de información contenida en bases de datos, que podrá consultarse a través del Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid. Este trabajo es el resultado de las actuaciones realizadas por el Grupo de Trabajo de Bases de Datos de la Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. Su principal objetivo es establecer una metodología que sirva para la identificación y valoración de la información contenida en bases de datos.
7 abril 2025
Este documento, aprobado en la última reunión del Consejo de Archivos, celebrada el pasado 2 de abril, nace con el fin de ser un instrumento práctico que ayude a las organizaciones públicas a poder determinar qué datos deben custodiar, organizados de qué manera y durante cuánto tiempo para poder determinar, así, las estrategias de preservación digital pertinentes en cada caso. Así, y como se señala en uno de los apartados de esta publicación, no se trata de un documento estático. La propia evolución del sector TIC y de la sociedad digital obliga a que este documento y su contenido se consideren abiertos, siempre sujetos a posibles actualizaciones.
¿Hay que conservar toda la información generada por la Administración?
Por supuesto que no, pero para saber qué se tiene que preservar se deben abordar cuestiones como la identificación, la valoración y selección de la información a preservar y durante cuánto tiempo, cómo se puede mantener accesible y confiable, etc.
Precisamente, para poder abordar este gran reto el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, a través de la Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico, constituyó un grupo de trabajo para elaborar una metodología de identificación y valoración de información contenida en bases de datos. Con la aprobación de este documento, se espera cubrir ese espacio y sentar las bases hacia una eficaz y eficiente gestión documental y conservación del patrimonio documental. Un patrimonio que, cada vez más, va adquiriendo nuevas formas que obligan a reflexionar sistemáticamente sobre el alcance de la profesión archivística, su valor añadido en el mundo electrónico y las formas en las que ha de ser gestionado.
El dato como testimonio de las actividades de la organización
La mayoría de los sistemas de información de las organizaciones actualmente están respaldados por bases de datos. En ocasiones, esos datos se materializan en documentos formalizados mientras que, en otras, estos sistemas de información no generan documentos y es el propio dato el que queda como testimonio de las actividades de la organización. Por lo tanto, estos datos también pueden servir como fuente de información, hoy y en el futuro, cuya conservación es necesaria.
Esta realidad es la que ha motivado la realización de esta metodología a través del planteamiento de estrategias de tratamiento archivístico para garantizar su correcta conservación durante el tiempo que sea necesario, así como su valor como evidencia. Por si la tendencia legal al “digital por defecto” fuese poco, en el mundo de los archivos y la valoración archivística se da, además, el caso de tablas de valoración que abren la puerta a poder eliminar documentos por la existencia de bases de datos que quedarían como fuentes de información recapitulativa para el futuro. Con esta doble casuística sobre la mesa, se entiende por qué es necesario plantearse formas de abordar la valoración de la información contenida en las bases de datos de las organizaciones.
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Metodología para la identificación y valoración de información contenida en las bases de datos |
