SE TRATA DE UNA LEY DE TERCERA GENERACIÓN QUE PONE A LA COMUNIDAD ENTRE LAS ADMINISTRACIONES PUNTERAS N LA MATERIA.
La Asamblea de Madrid ha aprobado hoy el proyecto de Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid con el apoyo de los grupos parlamentarios Popular, Vox y Unidas Podemos. Una norma técnica y necesaria para la modernización de nuestros archivos, la mejora en la gestión documental y la protección con mayores garantías de nuestro patrimonio documental. Se trata de una Ley de tercera generación que pone a la Comunidad entre las administraciones punteras en la materia y que se alinea perfectamente con otras leyes aprobadas en 2022, como las del País Vasco y las Islas Baleares.
16 marzo 2023
Con este nuevo texto se asegura que los documentos públicos se conserven y traten convenientemente en cuanto que son necesarios para la buena gestión, son garantes de obligaciones y derechos y permiten escrutar las actuaciones de las administraciones y sus responsables, contemplando el derecho de acceso a los archivos vinculado a la legislación sobre transparencia. Además cuenta con un amplio consenso de la comunidad archivística madrileña, totalmente necesaria para superar la vigente pero ya muy obsoleta ley de 1993.
El eje fundamental de la Ley aprobada es la nueva concepción del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema archivístico eminentemente público, en el que los archivos privados podrán tener cabida mediante su pertenencia voluntaria, pero incentivada, a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.
De este modo, la nueva Ley pone el foco en los documentos que producen los organismos públicos y en la forma de tratarlos, conservarlos y hacerlos accesibles, desde que nacen hasta que son eliminados o seleccionados para su conservación permanente como evidencias fieles para nuestra memoria colectiva.
La protección de los documentos de titularidad pública, al margen de que puedan ser catalogados como bienes culturales protegidos, quedará asegurada contra la destrucción indiscriminada o dolosa en el propio ámbito administrativo.
Asimismo, estos documentos, como garantes de derechos y deberes para con los ciudadanos, se abordan asentando de manera definitiva su condición de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Gestión documental, administración electrónica y actividad inspectora
De este modo, todas las administraciones estarán obligadas a contar con una política de gestión de documentos que asegure la creación de aquellos que sean necesarios, así como su tratamiento, conservación y servicio, con las limitaciones de acceso que la legislación impone.
Además, se contempla que alcance a todos los documentos, independientemente de su formato y soporte, cuidando muy especialmente la gestión de los documentos electrónicos, lo que supone la adaptación y promoción de la gestión electrónica.
La nueva Ley asume las últimas novedades que se han producido en materia de gestión documental y archivos, apostando por la implantación de la gestión documental a lo largo del ciclo de vida de los documentos, de manera que se garantice, entre otras cuestiones, su conservación, custodia, acceso y servicio. Para la adaptación al contexto de la administración electrónica, se establece cómo debe ejecutarse la guarda y custodia de los documentos electrónicos, de forma que se garantice dicho proceso de forma segura y fiable.
El nuevo texto regula de forma más completa la Protección del Patrimonio Documental, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Protección del Patrimonio documental
La Protección del Patrimonio Documental, en lo que respecta a los documentos de los organismos públicos y privados, queda regulada de una forma más completa con el nuevo texto, ya que mejora el régimen de protección de todos ellos a partir de una clara acotación del concepto y de los instrumentos de protección, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Al mismo tiempo, refuerza la actividad inspectora, con la condición de agentes de la autoridad para el personal técnico archivero que la ejerza, como salvaguarda del Patrimonio Documental, y establece un catálogo de infracciones y sanciones administrativas y un procedimiento sancionador actualizados.
Todas las novedades que aporta esta Ley harán posible una nueva política archivística que permita un mayor acercamiento a la población de los documentos de titularidad pública, del Patrimonio Documental Madrileño y de los archivos en los que se custodia.
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