ASCIENDEN A 300.000 EUROS Y EL PLAZO PARA PRESENTAR LAS SOLICITUDES FINALIZA EL 1 DE ABRIL.
Las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid podrán solicitar, desde el 13 de marzo hasta el próximo 1 de abril, las ayudas para sus archivos convocadas por el Gobierno regional para 2026. Este año la inversión asciende a 300.000 euros, con los que podrán adecuar sus locales de archivo, subvencionar nuevos equipamientos, abordar la organización y tratamiento archivístico integral de sus fondos documentales desorganizados, realizar la restauración de los mismos y digitalizar y/o microfilmar sus fondos documentales históricos.
13 marzo 2026
En 2026, cada entidad local podrá solicitar un máximo de 15.000 euros para la adecuación de su local de archivo y será la misma cantidad para el equipamiento y para la restauración de documentos. En el caso de la organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados la ayuda podrá ascender hasta los 18.000 euros y se darán hasta 12.000 cuando se trate de la digitalización y/o microfilmación de sus fondos documentales históricos.
Este año, como novedad, cada entidad local podrá presentar solicitud para cada una de las 5 líneas de actuación, con el límite de un único proyecto completo por cada una de ellas. Además, las solicitudes deberán realizarse de forma independiente, una por cada línea. Como ya ocurriera en años anteriores, el copago que deberán asumir los ayuntamientos se ha establecido en una proporción donde la Comunidad de Madrid sufragará un 80% de los gastos y los solicitantes el 20% restante.
Adecuación y equipamiento
La línea de adecuación de local de archivo incluye la realización de las obras de adecuación del depósito de archivo, así como la adecuación de las instalaciones del depósito de archivo necesarias para que reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos.
Para poder optar a esta línea de actuación será necesario que las entidades locales con población igual o superior a 10.000 habitantes cuenten con personal técnico archivero. En el caso de aquellas con población inferior a 10.000 habitantes, que no tengan el personal técnico archivero exigido, será la Secretaría de la entidad local quien asuma la gestión del servicio de archivo. En ambos casos, el local propuesto para ser adecuado como archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local, que se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos. Por último, en el caso de que la entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero, el local que se pretende equipar deberá estar preferiblemente ubicado en el edificio consistorial y, si el local propuesto estuviera fuera del mismo, deberá estar situado en dependencias municipales.
Por su parte, la línea de equipamiento incluye: el mobiliario para el local de archivo, que puede ser estantería tradicional y/o compacta (metálica homologada) y planeros; los sistemas de seguridad tanto del local de archivo como de la sala de consulta (alarmas, detectores y cámaras de vigilancia); los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo; los dispositivos de reproducción de documentos (escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales); los sistemas de protección contra incendios; el software específico de gestión de archivo; y el equipamiento informático (hardware).
Para poder optar a esta subvención es necesario que el local que se pretende equipar se considere apto por el personal técnico de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental y deberá reunir los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos. Además, en el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la entidad local deberá contar con personal técnico archivero. En el caso de que no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero por razón del objeto de la subvención solicitada, el local que se pretende equipar deberá estar, preferiblemente, ubicado en el edificio consistorial o en dependencias municipales.
Ayudas a Entidades Locales en materia de archivos. Línea de Equipamiento de Local de Archivo.
De izquierda a derecha: Archivo Municipal de San Martin de la Vega (scanner), Archivo Municipal de Casarrubuelos (estantería compacta), y Archivo Municipal de Ciempozuelos (control medioambiental).
Organización y tratamiento integral
Por su parte, la organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados exige para su solicitud que la entidad local no disponga de personal técnico archivero. Los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la entidad local o sus ciudadanos.
Las entidades locales interesadas en esta línea de actuación habrán de disponer de un local adecuado, preferiblemente ubicado en el edificio consistorial o sede principal de la entidad local, que deberá cumplir los requisitos mínimos para la correcta instalación, conservación y seguridad de los documentos, una vez finalizados los trabajos de organización y tratamiento archivístico.
Restauración, digitalización y microfilmación
La restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados y exige que los documentos a restaurar cuenten con un documento de control en el que conste, como mínimo, una breve descripción de estos y las fechas de los mismos. Además, si la entidad local no contara con personal técnico archivero o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito.
Ayudas a Entidades Locales en materia de archivos. Línea de Restauración de Documentos.
Izquierda: Archivo Municipal de Villaviciosa de Odón. Libro de acuerdos de Sacedón de Canales. 1691 – 1699. Derecha: Archivo Municipal de Daganzo. Detalle de pérdida de cercos y manchas de humedad.
Finalmente, la microfilmación y/o digitalización de fondos documentales históricos exige también a las entidades locales que tengan personal técnico archivero, aunque aquellas que tengan menos de 10.000 habitantes y no dispongan de este personal podrán acceder a esta línea de subvención siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación. Para ello, habrán de aportar el documento de control. También será necesario que las entidades locales dispongan de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. Por último, los documentos que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control.
Solicitudes
La solicitud de las ayudas se encuentra a disposición de los interesados en la Sede Electrónica de la Comunidad de Madrid y se presentarán exclusivamente por medios electrónicos en el Registro Electrónico General de la Comunidad de Madrid o en los demás registros electrónicos previstos en el artículo 16.4 a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, dirigidas a la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte (Dirección General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español. Subdirección General de Archivos y Gestión Documental).
+INFO:
Ayudas a entidades locales madrileñas (Portal de Archivos)
