EL PLAZO PARA PRESENTAR LAS SOLICITUDES FINALIZA EL 21 DE ABRIL.
Las entidades privadas sin ánimo de lucro pertenecientes a la Comunidad de Madrid podrán solicitar, desde el 31 de marzo hasta el próximo 21 de abril, las ayudas para sus archivos convocadas este año por el Gobierno regional. En concreto, serán 207.662 euros con los que podrán adecuar sus depósitos de archivo, dotarlos de equipamiento, realizar actuaciones de organización y tratamiento archivístico integral, restaurar los documentos en mal estado de conservación, acometer la digitalización y/o microfilmación de sus fondos documentales históricos, y abordar proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental.
30 marzo 2026
En 2026, cada entidad privada sin ánimo de lucro podrá presentar solicitud para las seis líneas de actuación, con el límite de un único proyecto completo para cada una de ellas. De este modo, se podrá solicitar un máximo de: 5.000 euros para la adecuación de los depósitos de archivos, así como para la dotación de equipamiento; 18.000 para desarrollar tareas de organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados; otros 18.000 para la restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro; 12.000 para la digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos; y 15.000 para la realización de proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental.
Adecuación y equipamiento
La línea de adecuación de depósito de archivo tiene como objeto tanto la realización de las obras como la adecuación de las instalaciones que sean necesarias para que el depósito de archivo reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos. En el caso de que no exista personal técnico archivero, deberá constar el órgano de la entidad privada que asume explícitamente la gestión del servicio de archivo. Además, el local que se pretenda adecuar para depósito de archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local. El local destinado a depósito de archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos.
Por su parte, la línea de equipamiento de archivo, al igual que la anterior, también exige que el local que se pretenda equipar deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental. Además, en el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos y/o equipamiento informático, la entidad solicitante tendrá que contar con personal técnico archivero.
El equipamiento de archivo comprenderá exclusivamente los siguientes elementos: el mobiliario para el local de archivo (estantería tradicional y/o compacta – metálica homologada - y planeros); los sistemas de seguridad (alarmas, detectores y cámaras de vigilancia); los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo; los dispositivos de reproducción de documentos (escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales); los sistemas de protección contraincendios; el software específico de gestión de archivo; y el equipamiento informático (hardware).
Tratamiento archivístico y restauración
Por su parte, la línea de organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados está dirigida a entidades que no tengan personal técnico archivero y los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la entidad o sus usuarios. Para acceder a esta línea de actuación será necesario que dispongan de un local adecuado en el que ubicar de forma permanente los documentos, una vez hayan finalizado los trabajos de organización del fondo documental.
La línea de restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados. Sólo podrá solicitarse esta línea si los documentos a restaurar cuentan con un documento de control en el que conste, como mínimo, una breve descripción de estos y las fechas de los mismos. Además, si la entidad privada no tuviera personal técnico cualificado en materia de archivos o instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito.
Digitalización, microfilmación y proyectos de difusión
Para la digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de entidades privadas se deberá tener en cuenta que los fondos documentales tengan, al menos, treinta años de antigüedad o, en su defecto, que hayan pasado por el proceso de valoración. La digitalización se realizará desde el documento original y los trabajos de microfilmación serán optativos y sólo se realizarán a partir de la copia digital.
Esta ayuda exige que tengan personal técnico archivero y deberán disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos y los que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13.c) de las nuevas bases reguladoras aprobadas. No obstante, aquellas Entidades que no dispongan de personal técnico archivero podrán acceder a esta línea de ayuda siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación. Para ello, habrán de aportar el documento de control.
Finalmente, la línea de realización de proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la entidad privada sin ánimo de lucro exige que esta tenga personal técnico archivero, así como que dispongan de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. Además, esta línea de actuación tiene como requisito que el patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión esté correctamente descrito y digitalizado.
Para todas las líneas de actuación también se exige que la entidad privada haya colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la publicación de la Orden de convocatoria de estas ayudas en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid.
Solicitudes
La solicitud de las ayudas se encuentra a disposición de los interesados en la Sede Electrónica de la Comunidad de Madrid y se presentarán exclusivamente por medios electrónicos en el Registro Electrónico General de la Comunidad de Madrid o en los demás registros electrónicos previstos en el artículo 16.4 a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, dirigidas a la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte (Dirección General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español. Subdirección General de Archivos y Gestión Documental).
