HAN PRESENTADO DOS PONENCIAS Y UNA COMUNICACIÓN CENTRADAS EN DIGITALIZACIÓN, INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y FUNCIÓN SOCIAL DE LA PROFESIÓN
El Palacio de Congresos y Exposiciones de Córdoba ha celebrado el 2 Congreso Nacional de Archivos, que ha tenido lugar del 28 al 30 de octubre como un espacio de reflexión colectiva sobre la evolución del paradigma archivístico en un contexto de transición material, espacial, funcional y profesional. Los Archivos de la Comunidad de Madrid han participado en este encuentro con dos ponencias y una comunicación centradas en la digitalización, la inteligencia artificial y la función social de la profesión, así como con una destacada delegación de sus facultativos, que han asistido a las diferentes actividades planteadas.
30 octubre 2026
Bajo el lema ‘Archivos en transición: del depósito físico al ecosistema digital’, el encuentro ha abordado de forma integrada los principales retos derivados del cierre del ciclo del papel y la gestión de los últimos ingresos documentales en soporte analógico, así como la consolidación de modelos híbridos de tratamiento, custodia y acceso.
Asimismo, se ha analizado la redefinición del edificio de archivo como infraestructura esencial en la era digital, que debe ser capaz de acoger todo el patrimonio en sus diferentes soportes e integrar de manera simultánea la preservación, la conservación y el servicio público con las responsabilidades asociadas a la gestión del entorno digital. Esta convivencia entre lo analógico y lo electrónico permitirá reflexionar sobre las funciones archivísticas en un escenario en el que se superponen prácticas consolidadas y nuevas exigencias derivadas de la transformación tecnológica, la sostenibilidad y la accesibilidad.
Finalmente, se ha examinado la transformación del perfil profesional en los archivos, para establecer un diálogo entre todos aquellos conocimientos y competencias necesarios para la gestión de la documentación y el servicio público que requiere la administración digital. Esta evolución plantea nuevos retos en materia de formación, especialización y liderazgo.
Valorar para digitalizar
Beatriz Franco Espiño, jefa de Área de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental (Comunidad de Madrid) presentó su ponencia ‘Valorar para digitalizar: la valoración documental como base de la transformación digital’, que iniciaba con una interesante pregunta: ¿Qué ocurre cuando una Administración digitaliza sin saber exactamente qué está digitalizando, con qué finalidad y durante cuánto tiempo necesitará conservar el resultado? Para Beatriz Franco en el sector público no se gestionan documentos solo para resolver la necesidad inmediata. Lo hacen como prueba, garantía de derechos y rendición de cuentas, además de como memoria. Y apunta que eso no se resuelve escaneando más, sino decidiendo mejor.
Beatriz Franco Espiño, jefa de Área de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental (Comunidad de Madrid) en un momento de su intervención, el día 29.
En su intervención abordó diferentes situaciones comenzando por lo que denominó ‘el espejismo de la digitalización como solución’ concluyendo que digitalizar no corrige una mala gestión documental, sino que la reproduce y, con frecuencia, la amplifica. Franco también explicó que la digitalización no equivale a gestionar, y puso varios ejemplos como que si no se conoce si el documento es original, copia, documento de apoyo o duplicado, el resultado es que se obtendrán categorías sin control. Por ello abogó por ampliar la mirada sobre la valoración documental situándola no como el final del proceso archivístico, sino como el principio de la toma de decisiones sobre los documentos y los sistemas que los controlan, es decir, como una decisión estratégica.
Inteligencia Artificial: OBINAR
Por su parte, Daniel Alejandro Jorge Trujillo, Técnico Superior Facultativo de Archivos, Área de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental (Comunidad de Madrid), presentó la ponencia ‘El Observatorio de Inteligencia Artificial en Archivos (OBINAR)’ junto a María Isabel Valiente Fabero, Jefa del Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura, Patrimonio Histórico y Deporte (Junta de Andalucía) y a Víctor Pedrero Vidal, Facultativo de Archivos del Archivo Histórico Provincial de Salamanca (Junta de Castilla y León). Entre las novedades presentadas por este proyecto, se espera la publicación de un documento sobre IA y sostenibilidad, fruto de la colaboración del Observatorio con María Luisa Lorenzo Somoza, experta en ambas materias. Además, se publicarán próximamente las versiones 2.0 del Documento Marco de OBINAR, del Modelo Conceptual sobre el que se fundamentará el futuro catálogo de experiencias IA y del documento de IA de procesos archivísticos, que cuenta con nuevos proyectos IA no recogidos en la primera versión.
De cara al futuro, OBINAR prevé sacar a lo largo del primer semestre de 2027 la versión 2.0 de su Guía de aplicación, que recogerá muchas de las novedades que han salido en los últimos meses en el sector de los archivos, así como un anexo a la misma con una metodología para la elaboración de planes de prevención para proyectos IA en archivo.
Daniel Alejandro Jorge Trujillo, en el centro de la imagen, en un momento de su intervención, el día 28.
Lo que la IA no puede hacer por nosotros
Por su parte, Raquel González Rodelgo, Facultativo de Archivos del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, realizó la comunicación ‘Lo que la IA no puede hacer por nosotros: función social de la profesión y sus carencias formativas’, basando su intervención en cuatro grandes pilares. El primero de ellos, Retos y realidades en un Servicio de Referencias, marca una serie de temas de consulta usualmente disruptivos y propone diversas habilidades sociales para resolverlas. Líneas de investigación internacionales sobre Archivos y Salud Mental, es el segundo apartado de su comunicación donde, entre otras cuestiones, comentó los resultados de la encuesta llevada a cabo en el seno del Consejo Internacional de Archivos para definir una práctica profesional sensible al tratamiento de los traumas.
En el tercer apartado, Habilidades y competencias necesarias: su traducción en la Formación y el Apoyo institucional y cultura del cuidado en los Archivos, Raquel González destacó las palabras de Ana Naseiro Ramundo, donde señala que "en España la legislación no tiene en cuenta la sobredimensión del trabajo y las necesidades de recursos para unos archivos ya desbordados, así como que no ha habido un estudio del posible impacto de las consultas, del crecimiento de las colecciones, ni de los medios humanos necesarios para asumir ese posible impacto”.
La comunicación finalizó con el apartado Cultura del cuidado de los archivos, donde la autora se plantea el interrogante de si podemos entender la Archivística como una profesión con dimensión emocional y de cuidado.
Raquel González Rodelgo, Facultativo de Archivos del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, durante su comunicación.
Ejes del Congreso
Este 2 Congreso Nacional de Archivos se ha articulado en torno a cuatro ejes transversales concretos que estructuran el programa, si bien en su conjunto abarcan de forma global y complementaria la práctica totalidad de los ámbitos, retos y transformaciones del trabajo archivístico actual.
El primero de estos ejes, ‘Los Archivos y el papel. ¿Una historia de amor inacabada?’, reflexiona sobre la forma de afrontar estratégicamente este cambio de ciclo. Su contenido se centra en analizar la transición hacia el entorno digital, mediante el diseño de políticas de cierre para los expedientes físicos y estrategias de valoración y digitalización eficientes de estos documentos, sin olvidar las obligaciones de custodia y gestión del patrimonio documental producido en papel, que en ocasiones han sido desatendidas.
‘Nuevos retos: ¿Infraestructuras vintage?’ es el segundo de los ejes que analiza el sentido del edificio de archivo en la era digital y se plantea la evolución del concepto de depósito en lo referido a la documentación en papel y su camino hacia una infraestructura híbrida de preservación.
Algunas de los representantes de los Archivos de la Comunidad de Madrid desplazados a Córdoba para asistir al 2 Congreso Nacional de Archivos.
El tercer eje, ‘Funciones archivísticas en transformación: de la custodia al Gobierno Abierto en un mundo digital’, pone el punto de mira en el cambio de soportes y entornos de trabajo como consecuencia de la revolución digital, lo que obliga a replantear si también esto debe convertirse en misión de los archivos.
Por último, el cuarto eje ‘Arquitectos del cambio: perfiles y competencias profesionales en los archivos’ señala que los cambios, a todos los niveles, que se están viviendo en los archivos exigen una profunda transformación de sus profesionales, por lo que este nuevo escenario abre un debate urgente sobre la formación archivística, tanto en cuanto a la formación reglada como a la formación continua, y sobre las competencias, conocimientos y habilidades a adquirir.
