> ¿Qué es el Estudio de Identificación y Valoración de documentos?

El Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 j) del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 48/2026, de 13 de mayo, del Consejo de Gobierno, es el instrumento de trabajo fruto del proceso de identificación y valoración documental, en el que se recogen tanto los documentos constitutivos de la serie documental, el productor o productores y el procedimiento que da lugar a esta, como el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente, el acceso y seguridad de los documentos y de la información y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte. En el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) se expresa una parte muy importante de los procesos que se desarrollan en los archivos.

- Identificación —artículo 3 m) del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid—: es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Incluye el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que producen, con independencia de su soporte, como base para la valoración documental, la organización, descripción y normalización archivísticas, y el acceso a los documentos.

- Valoración documental —artículo 3 w) 3 m) del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid——: es el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y la información que contienen. Consiste, pues, en el estudio de las características administrativas, jurídicas, fiscales, contables, informativas e históricas, entre otras, de los documentos que forman parte de una serie documental obtenidas mediante la identificación que permite establecer los plazos de permanencia en los diferentes archivos, su posible eliminación o su conservación temporal o permanente y el régimen de acceso que les afecta.

A partir del Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), una vez dictaminado, de forma preceptiva y vinculante tanto en el caso de los documentos de titularidad pública como en el caso de los documentos de titularidad privada, favorablemente por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, se elabora la Tabla de Valoración (T.V.) que, aprobada mediante mediante el procedimiento previsto en el artículo 56.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, reflejará las conclusiones de la propuesta de identificación y valoración por cada serie documental realizada en dichos Estudios.

> Procedimiento de valoración: metodología y formularios 

El procedimiento de valoración viene regulado en los artículos 186 y 187 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. Asimismo, cualesquier otras cuestiones relacionadas con dicho procedimiento, así como la aprobación de los modelos de formularios, documentos e informes relacionados con las funciones de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos, corresponde al Pleno del este órgano colegiado.

Con el fin de facilitar los trabajos, así como de establecer unas pautas comunes a la hora de plantear las propuestas de valoración, el Pleno de la la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos ha aprobado una serie de formularios y pautas de actuación a las que se deberán atener los distintos organismos proponentes. De esta manera, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó, en su sesión constitutiva de 28 de noviembre de 2012, unos criterios generales para la valoración de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental Madrileño (Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño). Además, en su sesión ordinaria de 17 de junio de 2021, aprobó el procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño (Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica).

Asimismo, el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) es el instrumento destinado a reflejar las propuestas de valoración de series documentales, según modelo CACM/1/2019.

Los Estudios de Identificación y Valoración (E.I.V.), junto el Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (modelo CACM/2/2019), de acuerdo con lo establecido en el artículo 186.1 a) del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, se pueden presentar a la Presidencia de la la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid por: 

• Los Grupos de Trabajo de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos.
• La persona titular de la Secretaría General de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid (o el Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid o por la comisión de acceso y valoración de documentos de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, en caso de que exista).
• La persona titular de la Subdirección General a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental de la Consejería competente en dicha materia.
• Cualquiera de los archivos centrales de las Consejerías y resto de entidades contempladas en el artículo 30.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo (o por la comisión de acceso y valoración de documentos sectorial, en caso de que exista).
• La persona titular de Secretaría de la Entidad Local madrileña o la Secretaría General del Pleno en los municipios incluidos en el ámbito de aplicación del Título X de la Ley 7/1985, de 2 de abril, por iniciativa propia o a instancia de un órgano o una unidad administrativa, en el caso de los documentos custodiados por los archivos de cada Subsistema de Archivos de la Entidad Local de la Comunidad de Madrid correspondiente (o cualquiera de los archivos centrales o archivo equivalente de las entidades contempladas en el artículo 34.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, o por la comisión de acceso y valoración de documentos sectorial, en caso de que exista).
• La persona titular de la Secretaría General u órgano equivalente de cada Universidad Pública madrileña, por iniciativa propia o a instancia de un órgano o una unidad administrativa, en el caso de los documentos custodiados por los archivos de cada uno de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid (o cualquiera de los archivos centrales o archivos equivalentes de las entidades contempladas en el artículo 36.2 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, o por la comisión de acceso y valoración de documentos sectorial).
• Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, que sean titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño.

		Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño
		Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica
		Relación de códigos de centros proponentes
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Valoración (Estudios de Identificación y Valoración)
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Valoración (Estudios de Identificación y Valoración)
		Instrucciones para cumplimentar el modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)(a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)
		Modelo de Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)(a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)

> Registros y Tablas de Valoración

El Registro de Tablas de Valoración de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con lo previsto en el artículo 191.1 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 48/2026, de 13 de mayo, del Consejo de Gobierno, es el instrumento registral de carácter electrónoco —en un futuro— que recoge las Tablas de Valoración (T.V.) que han sido dictaminadas favorablemente por el Consejo de Archivos (2012 – 2025) o por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos (desde 2026), junto con su correspondiente Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), y que, posteriormente, han recibido su aprobación mediante el procedimiento previsto en el artículo 56.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

Tablas de Valoración (T.V.) aprobadas
Las Tablas de Valoración (T.V.), dictaminadas, de forma preceptiva y vinculante tanto en el caso de los documentos de titularidad pública como en el caso de los documentos de titularidad privada, favorablemente por el Consejo de Archivos (2012 – 2025) o por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos (desde 2026) a partir de los Estudios de Identificación y Valoración (E.I.V.) presentados a estos, reflejan las conclusiones de los mismos con el fin de realizar la selección documental y su posible conservación o eliminación, siendo aprobadas mediante Orden del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte.

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